L'Arrêté Royal du 16 juillet 1992 modifié par l'A.R. du 02 juillet 1993 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de population et des étrangers réglemente strictement la communication desdites informations. La consultation des registres est interdite aux personnes privées. Dans un souci de protection de la vie privée, l'arrêté royal pose le principe de la non communication des informations à des particuliers. Toutefois, la personne concernée peut obtenir délivrance d'extraits des registres et de certificats sans avoir à justifier d'un intérêt particulier. La demande est formulée verbalement ou par écrit par la personne concernée, son représentant légal ou son mandataire spécial. En revanche, la délivrance d'informations, d'extraits ou de certificats à des tiers suppose que celle-ci soit prévue par ou en vertu de la loi. Toutefois, en matière d'Etat Civil, il y a lieu de retenir que l'article 45 du Code Civil dispose qu'un particulier ne peut accéder aux registres, mais qu'il peut se faire délivrer des extraits succincts, (notamment sans filiation), des actes, mais toujours en justifiant d'un intérêt légitime. Toutefois, les autorités ou organismes publics, habilités par ou en vertu de la loi, peuvent obtenir des renseignements réduits aux informations légales.
Quatre cas sont prévus par la loi :
- organismes de droit belge remplissant des missions d'intérêt général,
- autorités étrangères avec accord du Ministère des Affaires Etrangères,
- formations politiques - uniquement pendant la période prévue - en période d'élections,
- instituts de sondage agréés par le Ministère des Affaires Economiques.
Ces extraits sont évidemment soumis à diverses dispositions fiscales (droits de timbre, redevance communale). Les généalogistes peuvent, sur autorisation écrite du Président du Tribunal de 1ère Instance, obtenir que l'administration communale procède à des recherches déterminées ou délivre des copies d'actes mentionnant la filiation. Ce type de recherches, assez fastidieuses, nécessite un travail de longue haleine, qui ne peut s’effectuer qu’en fonction des possibilités du service, et est facturé au demandeur au prix déterminé par le Conseil communal. Le demandeur introduit sa demande par lettre adressée au Collège des Bourgmestre et Echevins.