Organiser un évènement

Organiser un évènement dans notre commune

Vous souhaitez organiser une fête de quartier, une brocante, un concert, une marche, une manifestation sportive, un repas, une animation ou tout autre évènement sur le territoire communal ?

La commune est à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches. Afin de garantir le bon déroulement de votre activité, ainsi que la sécurité des participants et des riverains, certaines formalités peuvent être nécessaires.

1. Définissez votre projet

Avant toute demande, prenez le temps de définir les éléments suivants :

• la nature de votre évènement ;
• la date et les horaires ;
• le lieu souhaité ;
• le nombre estimé de participants ;
• les besoins en matériel communal ;
• les éventuelles animations prévues (musique, chapiteau, barbecue, etc.).

Ces informations vous seront utiles dans le cadre de la demande.

 
2. Introduisez vos demandes

Nous vous invitons à introduire vos demandes le plus tôt possible, idéalement plusieurs semaines avant la date de votre évènement, parfois même jusqu'à 1 an pour certaines salles. 

2.1 Demande de location de l'endroit ou d'une salle communale. 

Avant toute chose, vous devez vous assurer d'avoir l'endroit pour réaliser votre évènement. Et, que votre évènement fasse l'objet ou non d'une demande d'autorisation communale, vous pourriez devoir réserver l'une de nos salles. 

Cette réservation peut être faite indépendamment de l'autorisation, et même plus tôt, afin de trouver la date qui vous convient. 

Rendez-vous sur cette page pour la réservation d'une salle, ou complétez ce formulaire. 

2.2 Demande d'autorisation communale.

Pour les évènements qui mobilise près de 500 personnes ou plus (Chapiteaux, etc.) ou qui se déroulent sur la voie publique (Guingette, Course à pied, Brocante, etc.), il faut entrer une demande d'autorisation communale. 

Que vous pouvez retrouver en bas de cette page ou en cliquant sur le lien suivant: Demande d'autorisation communale (Modèle 2). 

Votre dossier permettra notamment d'examiner :

• l'occupation du domaine public ;
• les mesures de circulation ou de stationnement ;
• les aspects liés à la sécurité ;
• les besoins en signalisation ;
• les éventuelles obligations légales.

Suivant votre projet, une ou plusieurs autorisations pourront être requises et une rencontre avec la police sera ou pourra être organisée afin de s'aligner sur les mesure de sécurités et de mobilité à mettre en place. 

Il peut notamment s'agir de :

• l'occupation du domaine public ;
• une fermeture de voirie ou une déviation ;
• une autorisation pour une manifestation sur la voie publique ;
• l'installation d'un chapiteau ou de structures temporaires ;
• l'utilisation de matériel sonore ou de musique ;
• la vente de boissons ou de nourriture, selon les cas ;
• les autorisations en matière de sécurité ou de prévention incendie.

Chaque situation étant différente, nos services vous informeront des démarches spécifiques à accomplir.

2.3 Réservez du matériel communal

La commune met, dans la mesure de ses disponibilités, différents équipements à disposition des organisateurs.

Les tarifs sont différents pour les privés et pour les associations. Les différents formulaires de demande sont au bas de cette page. 

Selon les disponibilités, vous pouvez notamment solliciter :

La réservation est indispensable et ne devient effective qu'après confirmation par les services communaux. N'attendez pas! 

 
3. Pensez à la sécurité

L'organisateur est responsable du bon déroulement de son évènement.

Selon l'importance de la manifestation, il peut être nécessaire de prévoir :

• un plan de sécurité ;
• des signaleurs ;
• des extincteurs ;
• des dispositifs de premiers secours ;
• une assurance adaptée.

Le Conseiller en prévention délivre également les besoins de l'évènements en fonction du dossier que vous avez rendu (point 2.2). Le Bourgmestre peut également demander à renforcer certains dispositifs si les conditions l'obligent (canicule, route dangereuse, risque de rixes, etc.) 

La commune et les services de secours peuvent vous accompagner dans cette préparation. Durant la réunion de sécurité (quand elle doit être organisée), notre conseiller en prévention est également présent pour répondre à vos questions. 

 
4. Respectez le voisinage et l'environnement

Afin que chacun puisse profiter de l'évènement dans les meilleures conditions, nous vous invitons à :

• respecter les horaires autorisés ;
• limiter les nuisances sonores ;
• maintenir les accès pour les riverains et les services de secours ;
• assurer le nettoyage complet du site après la manifestation ;
• effectuer un tri correct des déchets.

5. Après l'évènement

À l'issue de votre manifestation, veillez à :

• restituer le matériel communal dans l'état où il a été mis à disposition ;
• nettoyer les lieux ;
• signaler tout incident ou dégât éventuel.

Vous avez un projet ou vous hésitez sur les démarches à entreprendre ?

N'hésitez pas à prendre contact avec l'administration communale. Nos services sont à votre disposition pour vous accompagner et vous aider à organiser un évènement réussi, dans le respect de la réglementation et des habitants.

Nous vous souhaitons pleine réussite dans l'organisation de votre projet et nous vous remercions de contribuer à l'animation de notre commune.